Aspectos de la Asociación y Fiscalización de la misma

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

Antecedentes

En el 2008 cuando se puso a la venta las casas de este Condominio, los adquirientes al momento de firmar la escritura pública, también se firmó la aceptación del Reglamento de Copropiedad y Administración de la Copropiedad del Condominio Cañadas del Río Colonial. 

En noviembre de 2009, la administradora del Condominio, Servicios Generales Mundo Verde, S. A., empresa asociada a la empresa Mundo Verde, gestora del proyecto, anunció el incremento de la cuota de mantenimiento, que en ese entonces, era de Q549.00, a partir de enero de 2010.

Licda. Esperanza Núñez, Administradora de Mundo Verde,
explicando el aumento de los  servicios de mantenimiento

Según las explicaciones de la Administradora, los servicios de mantenimiento se incrementan a Q653.60,  los cuales incluyen:  seguridad, mantenimiento, piscina, planta de tratamiento, agua, casa, club y cable.  Se excluye el servicio de internet.  

Asamblea celebrada el 8 de noviembre, en donde se  rechazó
 el aumento pretendido por Mundo Verde y fue el inicio
 de una intensa actividad de la Junta Directiva del Condominio.

La Junta Directiva no tenía acceso a los registros contables y auxiliares de la empresa Servicios Generales Mundo Verde, S. A. relacionados con el condominio y los argumentos presentados no fueron convincentes para los condóminos, por lo que en esa Asamblea se rechazó el pretendido aumento y al contrario, se solicitó que únicamente se cancelaran los servicios de mantenimiento básicos. Además, se solicitó que renunciara al derecho de administrar el condominio a partir del 1 de enero del 2010.

En diciembre la empresa administradora responde y  la entrega del condominio  la establece a partir del 1 de abril del 2010, por lo que de urgencia se convocó a asamblea el 9 de enero de ese año.

En acta notarial suscrita por el Lic. Ricardo Rafael Clavería Ortiz, el 9 de enero del 2010, la asamblea general  aprueba constituir la Asociación civil de vecinos del condominio Cañadas del Río Colonial, sin fines de lucro, con la firma de constitución de los condóminos propietarios de las casas 118, 77, 181,178, 119, 114, 189, 66,123, 85,52, 153, 49, 174, 168, 154, 158, 150, 171, 144, 36, 40, 139, 9, 11, 160, 197, 32, 200, 111, 175, 46, 15, 29, 5, 182, 51, 105, 81, 57, 95, 104, 113, 37, 100, 206, 124, 38, 194, 207, 87, 58, 109, 83, 106, 96, 112, 148, 185, 159, 166, 47, 34, 142, 135, 202, 105, 42, 167, 169, 210, 126, 116, 48, 136, 14, 176, 164, 72, 59, 213, 173, 35, más 2 firmas sin identificar el número de la casa.  En esa fecha la totalidad de unidades habitacionales ocupadas no sobrepasaban los 140.

Con base al acta notarial referida, se suscribe la escritura pública número 29, con fecha 24 de febrero de 2010, por medio de la cual se constituye la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial y queda registrada en el Registro de Personas Jurídicas del Ministerio de Gobernación, bajo la partida 27099, folio 27099 del libro 1 del Sistema Único del Registro Electrónico de Personas Jurídicas.  Posteriormente se hizo el trámite del Registro Tributario Unificado, con fecha 18 de mayo del 2010.

Estos antecedentes se hacen del conocimiento, para enfatizar que los dos instrumentos que regulan las relaciones de vecindad y la administración del condominio, la parte de fiscalización no la menciona el Reglamento de Copropiedad, y muy débilmente lo mencionan los estatutos de la Asociación:

Artículo 17 DE LAS ATRIBUCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL,  inciso b) Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración y en su caso del órgano de fiscalización y tomar las medidas que juzgue oportunas.

Artículo 29 FISCALIZACIÓN DEL PATRIMONIO.  Los recursos patrimoniales serán fiscalizados por dos asociados que serán nombrados por la Asamblea General por un período de 2 años en su caso, o por un auditor externo nombrado por la propia asamblea general a petición de uno de sus asociados. 

Ante la ausencia de la descripción de acciones de fiscalización y su alcance, este vacío se necesita completarlo con la regulación o formulación de la normativa para la Comisión Fiscalizadora  y la modificación del artículo 29 de la Asociación, descrito en el párrafo anterior y por extensión, agregar esta misma normativa al Reglamento de Copropiedad, para dejar armonizado lo que establece el artículo 2 de los estatutos: "OBJETO.  Tendrá por objeto regular las relaciones que surjan con motivo de la convivencia de los propietarios y copropietarios que constituyeron el Régimen Especial de Copropiedad y el Reglamento de Copropiedad y Administración del Condominio,denominado Cañadas del Río Colonial, los cuales además se regirán por los respectivos estatutos que conforman un solo cuerpo."

Esta ausencia de normativa para la Comisión Fiscalizadora, no es excusa para que la Junta Directiva y la Administración limiten el actuar de la Comisión Fiscalizadora, para que realicen su actividad correspondiente, y proporcionar la documentación o información que soliciten relacionada con su función, con base a  requerimiento por  correo electrónico, llamada telefónica o carta de solicitud, ya que la Comisión tiene mandato otorgado por la Asamblea General al ser electos para la actividad de fiscalización.  

Asimismo, de oficio la Comisión debe mantener comunicación directa con la Junta Directiva, sin ninguna limitación dentro del campo de su competencia y la Junta no puede desligarse, ya que el canal de comunicación es ese cuerpo colegiado y no la administración.

Se debe institucionalizar la fiscalización, ya que hasta la fecha, este propósito no se ha logrado, y al obtenerse, se puede  presentar a la Asamblea, analizar si conviene eliminar la contratación de auditoría externa.

Por aparte, los estatutos y el Reglamento establecen las atribuciones de la asamblea:

ARTICULO DÉCIMO CUARTO. ATRIBUCIONES DE LA ASAMBLEA: La Asamblea de Propietarios es el órgano supremo de la Administración del inmueble y sus facultades son absolutas, correspondiéndole: a) Elaborar y aprobar anualmente el presupuesto de ingresos y egresos. b) Conocer, en esa misma sesión, el informe de la Junta Directiva y la cuenta de administración. c) Declarar la urgencia o necesidad de determinadas obras y fijar su importe. d) Elegir y remover los miembros de la Junta Directiva. e) Decretar las reformas al presente reglamento. f) Fijar el monto de las cuotas de inversión que deben pagar los propietarios de cada inmueble. g) Conocer, informarse y decidir sobre cualquier asunto de interés común. 

La Junta Directiva y cada uno de sus miembros tienen sus atribuciones propias, y deben facilitar la tarea de fiscalización.

Comisión entrega informe

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales


En asamblea general ordinaria celebrada el 24 de febrero del corriente año, la Comisión Fiscalizadora envió el informe de su participación en la acción fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río colonial.

En el informe menciona la escasa participación que se tuvo derivado de la falta de atribuciones y funciones en los estatutos de la Asociación.

Se transcribe literalmente el informe presentado:

"

Informe de la Comisión de Fiscalización

Honorable Asamblea Ordinaria:

En atención a lo agendado para esta reunión y con el debido respeto que se merecen, la Comisión Fiscalizadora informa a Ustedes sobre los siguientes aspectos.

1.       Período de gestión de la Comisión Fiscalizadora

El período de la gestión de la Comisión finalizó el 31 de diciembre, fecha en la cual tendría que estar conformada la nueva comisión de fiscalización. En esta oportunidad, la comisión estuvo conformada por los condóminos:  J. Samuel Hernández, Ricardo Díaz Durán y Luis Contreras.

2      Limitaciones

La Comisión Fiscalizadora tiene grandes limitaciones para desempeñar el papel de fiscalizador, porque su mandato no está bien definido en los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio y se carece de funciones, atribuciones, responsabilidades y alcances.  Derivado de lo anterior, la actual Comisión tuvo escasa participación y no obstante recibir ofrecimiento de apoyo por parte de las Juntas Directivas, se carece de la autoridad para realizar reparos y solicitar su enmienda. 

Es necesario que teniendo conformada la Comisión para los siguientes dos años, se encargue de hacer una propuesta para que sea conocida en asamblea para que, una vez aprobada, se incorpore a una reforma de los actuales estatutos.

3     Términos de referencia para Auditoría Externa

En cumplimiento a mandato de Asamblea General, de realizar auditoría externa después de finalizado el período de la Junta Directiva, se prepararon los términos de referencia y entregados a la Junta Directiva en el mes de mayo de 2017.

La parte fundamental de los términos de referencia, en lo que se refiere a los alcances, son los siguientes:

ALCANCES:

·     Aplicando las normas internaciones de Auditoría (NIAs), el profesional debe considerar el fraude, error y evaluación de riesgo en una auditoria de estados financieros;

·               Poner énfasis en los estados financieros al 31 de diciembre de 2016;

·   Examinar sobre pruebas, que existen documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe.

·           Determinar si los pagos recibidos por el F.H.A., durante el período 2014-2016 fueron recibidos, contabilizados y depositados en cuenta.  Para esta actividad, con base al contrato que se suscriba, se le facultará que para efectos de auditoría pueda solicitar información al FHA y los estados de cuentas correspondientes, a efecto de COMPROBAR la recepción de los reembolsos de viviendas administradas por el FHA. Si hubiese dificultades en solicitar la información a las entidades, el trámite debe canalizarlo a través de la Junta Directiva de la Asociación.

·               Determinar si  los pagos de los condóminos están correctamente aplicados;

·             Determinar si los pagos anticipados de la deuda proporcional del pozo distribuido a los condóminos, ha sido operada en cuenta corriente y acreditados los abonos mensuales; así como determinar los pagos que ha hecho el FHA en concepto de mantenimiento y el pago total de la parte que le corresponde a cada vivienda.

Los alcances de la auditoría externa expresados en los términos de referencia, son elementos básicos, y los mismos no pueden ser disminuidos, más bien, deben fortalecerse, y por esa razón, la Comisión Fiscalizadora no atendió solicitud de Junta Directiva por no presentar justificaciones valederas y consistentes para modificar los alcances mencionados.  Los términos de referencia no fueron leídos en la última asamblea extraordinaria realizada el 15 de diciembre y se hicieron los comentarios sin ser tema incluido en la convocatoria de asamblea, y sin conocimiento, indujeron aprobar aspectos que no se conocían relacionados con la auditoría externa.

4.       Cotización para la contratación de servicios de seguridad

Con fecha 25 de septiembre, la Junta Directiva convocó a personeros de las empresas de seguridad, a presentar propuestas para el servicio de seguridad del condominio; dos de los miembros de la Comisión hizo presencia para escuchar cada una de las propuestas, las cuales se resumen en lo siguiente:

a.         Empresa de Seguridad Ejecutiva

Oferta:  Q4,800.00, aún negociable por cada guardia de seguridad;

Cuentan con acuerdo ministerial para operar como empresa de seguridad ; tienen 3 licencias: C029, B035 y A064

No recibieron las bases, según el expositor;

Están en el mercado desde 1992 y cuentan con 362 guardias acreditados.

b.         CORPORACIÓN SIGSESA

Oferta:  Q5,300.00 por cada guardia de seguridad

Cuenta con autorización para operar;

1500 elementos de seguridad acreditados

Menciona servicios prestados a condominios y a bancos (BANRURAL);

Manifiestan que los guardias rondines y de la garita deben estar armados y con chalecos antibalas.

22 años de experiencia en el mercado de seguridad.

c.          Protección Élite de Seguridad

Oferta: Q4,500.00, por cada guardia de seguridad en turnos de 24 x 24 horas, facturado;

Cuentan con autorización de Gobernación y tienen tres licencias para operar.

La Comisión Fiscalizadora no estuvo presente en la selección de la empresa para prestar los servicios de seguridad en el condominio, por ser una atribución inherente a la Junta Directiva, sin embargo, ninguna de las empresas que cotizaron está prestando el servicio de seguridad, aspecto que sí se considera una irregularidad, al irrespetar la convocatoria y no informar a los vecinos sobre este particular.  La recomendación es que, después de fijada la fecha de recepción de ofertas, haya una etapa de clasificación de las empresas que cumplen con las bases, y en una segunda etapa, escuchar en forma directa los términos de la cotización; además, dos de los expositores de las empresas de seguridad no tenían certeza de la recepción de las bases y que únicamente atendieron un llamado para presentarse a exponer la prestación del servicio,el día 25 de septiembre.

Por otra parte, cuando se convoque nuevamente la cotización del servicio de seguridad, si la actual empresa de seguridad está interesada en participar, al momento de conocer las ofertas, calificarlas y seleccionar a la empresa, el actual Presidente de la Junta Directiva debe inhibirse de participar en el proceso de calificación de las cotizaciones por su relación indirecta o directa que tiene con la actual empresa de seguridad.

Cañadas del Río Colonial, Villa Canales,  24 de febrero de 2018. "