Comisión entrega informe

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales


En asamblea general ordinaria celebrada el 24 de febrero del corriente año, la Comisión Fiscalizadora envió el informe de su participación en la acción fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río colonial.

En el informe menciona la escasa participación que se tuvo derivado de la falta de atribuciones y funciones en los estatutos de la Asociación.

Se transcribe literalmente el informe presentado:

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Informe de la Comisión de Fiscalización

Honorable Asamblea Ordinaria:

En atención a lo agendado para esta reunión y con el debido respeto que se merecen, la Comisión Fiscalizadora informa a Ustedes sobre los siguientes aspectos.

1.       Período de gestión de la Comisión Fiscalizadora

El período de la gestión de la Comisión finalizó el 31 de diciembre, fecha en la cual tendría que estar conformada la nueva comisión de fiscalización. En esta oportunidad, la comisión estuvo conformada por los condóminos:  J. Samuel Hernández, Ricardo Díaz Durán y Luis Contreras.

2      Limitaciones

La Comisión Fiscalizadora tiene grandes limitaciones para desempeñar el papel de fiscalizador, porque su mandato no está bien definido en los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio y se carece de funciones, atribuciones, responsabilidades y alcances.  Derivado de lo anterior, la actual Comisión tuvo escasa participación y no obstante recibir ofrecimiento de apoyo por parte de las Juntas Directivas, se carece de la autoridad para realizar reparos y solicitar su enmienda. 

Es necesario que teniendo conformada la Comisión para los siguientes dos años, se encargue de hacer una propuesta para que sea conocida en asamblea para que, una vez aprobada, se incorpore a una reforma de los actuales estatutos.

3     Términos de referencia para Auditoría Externa

En cumplimiento a mandato de Asamblea General, de realizar auditoría externa después de finalizado el período de la Junta Directiva, se prepararon los términos de referencia y entregados a la Junta Directiva en el mes de mayo de 2017.

La parte fundamental de los términos de referencia, en lo que se refiere a los alcances, son los siguientes:

ALCANCES:

·     Aplicando las normas internaciones de Auditoría (NIAs), el profesional debe considerar el fraude, error y evaluación de riesgo en una auditoria de estados financieros;

·               Poner énfasis en los estados financieros al 31 de diciembre de 2016;

·   Examinar sobre pruebas, que existen documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe.

·           Determinar si los pagos recibidos por el F.H.A., durante el período 2014-2016 fueron recibidos, contabilizados y depositados en cuenta.  Para esta actividad, con base al contrato que se suscriba, se le facultará que para efectos de auditoría pueda solicitar información al FHA y los estados de cuentas correspondientes, a efecto de COMPROBAR la recepción de los reembolsos de viviendas administradas por el FHA. Si hubiese dificultades en solicitar la información a las entidades, el trámite debe canalizarlo a través de la Junta Directiva de la Asociación.

·               Determinar si  los pagos de los condóminos están correctamente aplicados;

·             Determinar si los pagos anticipados de la deuda proporcional del pozo distribuido a los condóminos, ha sido operada en cuenta corriente y acreditados los abonos mensuales; así como determinar los pagos que ha hecho el FHA en concepto de mantenimiento y el pago total de la parte que le corresponde a cada vivienda.

Los alcances de la auditoría externa expresados en los términos de referencia, son elementos básicos, y los mismos no pueden ser disminuidos, más bien, deben fortalecerse, y por esa razón, la Comisión Fiscalizadora no atendió solicitud de Junta Directiva por no presentar justificaciones valederas y consistentes para modificar los alcances mencionados.  Los términos de referencia no fueron leídos en la última asamblea extraordinaria realizada el 15 de diciembre y se hicieron los comentarios sin ser tema incluido en la convocatoria de asamblea, y sin conocimiento, indujeron aprobar aspectos que no se conocían relacionados con la auditoría externa.

4.       Cotización para la contratación de servicios de seguridad

Con fecha 25 de septiembre, la Junta Directiva convocó a personeros de las empresas de seguridad, a presentar propuestas para el servicio de seguridad del condominio; dos de los miembros de la Comisión hizo presencia para escuchar cada una de las propuestas, las cuales se resumen en lo siguiente:

a.         Empresa de Seguridad Ejecutiva

Oferta:  Q4,800.00, aún negociable por cada guardia de seguridad;

Cuentan con acuerdo ministerial para operar como empresa de seguridad ; tienen 3 licencias: C029, B035 y A064

No recibieron las bases, según el expositor;

Están en el mercado desde 1992 y cuentan con 362 guardias acreditados.

b.         CORPORACIÓN SIGSESA

Oferta:  Q5,300.00 por cada guardia de seguridad

Cuenta con autorización para operar;

1500 elementos de seguridad acreditados

Menciona servicios prestados a condominios y a bancos (BANRURAL);

Manifiestan que los guardias rondines y de la garita deben estar armados y con chalecos antibalas.

22 años de experiencia en el mercado de seguridad.

c.          Protección Élite de Seguridad

Oferta: Q4,500.00, por cada guardia de seguridad en turnos de 24 x 24 horas, facturado;

Cuentan con autorización de Gobernación y tienen tres licencias para operar.

La Comisión Fiscalizadora no estuvo presente en la selección de la empresa para prestar los servicios de seguridad en el condominio, por ser una atribución inherente a la Junta Directiva, sin embargo, ninguna de las empresas que cotizaron está prestando el servicio de seguridad, aspecto que sí se considera una irregularidad, al irrespetar la convocatoria y no informar a los vecinos sobre este particular.  La recomendación es que, después de fijada la fecha de recepción de ofertas, haya una etapa de clasificación de las empresas que cumplen con las bases, y en una segunda etapa, escuchar en forma directa los términos de la cotización; además, dos de los expositores de las empresas de seguridad no tenían certeza de la recepción de las bases y que únicamente atendieron un llamado para presentarse a exponer la prestación del servicio,el día 25 de septiembre.

Por otra parte, cuando se convoque nuevamente la cotización del servicio de seguridad, si la actual empresa de seguridad está interesada en participar, al momento de conocer las ofertas, calificarlas y seleccionar a la empresa, el actual Presidente de la Junta Directiva debe inhibirse de participar en el proceso de calificación de las cotizaciones por su relación indirecta o directa que tiene con la actual empresa de seguridad.

Cañadas del Río Colonial, Villa Canales,  24 de febrero de 2018. "