Aprobadas las normas

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

La Asamblea extraordinaria celebrada el día sábado 4 de agosto, en el Condominio Cañadas del Río Colonial, asistieron 48 vecinos para conocer el proyecto inicial de Estatutos de la Junta Fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial.

Se desarrolló la sesión, a partir de las 20:00 horas, con el quórum que establecen los estatutos, para reformas de los mismos.  Se le dio lectura al acta de asamblea anterior, a la cual se le hicieron observaciones, como el caso de la aprobación del lugar en donde se habilitaría la oficina de la administración, así como se obvió dejar constancia que la Junta Fiscalizadora debería presentar proyecto de estatutos (normas) para su funcionamiento.

Luego de discusiones sobre la reforma de los estatutos de la Asociación y la calidad de asociados que deben tener los condóminos, se   reflejó la necesidad de actualizar registros de los condóminos que deben pertenecer a la Asociación, ya que hay condóminos que no tienen esa calidad de asociados.

El punto importante de la presentación de los estatutos se realizó por parte de los miembros actuales de la Junta Fiscalizadora, y luego de importantes participaciones de los vecinos, uno de ellos propuso lo siguiente:  Que en lugar de estatutos, se le denomine Normas y que las mismas sean aprobadas por Asamblea General,  pero para que haya un mandato que lo respalde, se hace necesario armonizar y reformar los instrumentos que gobiernan la comunidad:

 "PROPUESTA:

REGLAMENTO DE COPROPIEDAD Y ADMINISTRACIÓN DE LA COPROPIEDAD DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RÍO COLONIAL

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO BIS:  COMISIÓN FISCALIZADORA:

La Comisión Fiscalizadora de la Administración del Condominio Cañadas del Río Colonial, estará conformada por tres miembros propietarios que residan en el Condominio, electos en asamblea general, para un período de dos años.  Las funciones y atribuciones estarán determinados por la normativa que se apruebe en Asamblea General, y que la mismas queden registradas en acta notarial y formarán parte anexa del Reglamento, la cual será publicada por medios digitales y escritos distribuidos en forma personalizada a cada uno de los condóminos.  Las decisiones y recomendaciones de la Comisión Fiscalizadora deben ser atendidas por la Junta Directiva, y únicamente está supeditada al órgano máximo representativo de la voluntad de la comunidad, que es la Asamblea General.

REFORMA A LOS ESTATUTOS DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RÍO COLONIAL

ARTÍCULO VEINTINUEVE. FISCALIZACIÓN DEL PATRIMONIO.

Los recursos patrimoniales serán fiscalizados por la Comisión Fiscalizadora, integrada por tres miembros propietarios, electos en Asamblea General por un período de dos años, y sus funciones y atribuciones estarán contenidos en normativa aprobada en Asamblea y contenida en acta notarial, las cuales formarán parte anexa de los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial.  La Comisión debe publicar o informar a los vecinos, sobre el resultado de las fiscalizaciones, y las recomendaciones deben ser atendidas por la Junta Directiva de la Asociación.   La atención de requerimientos de información a la Junta Directiva o a la administración, pueden hacerlo cualquier miembro de la Comisión Fiscalizadora, por cualquiera de los medios que se disponga, y éstos deben atenderse en un plazo no mayor a las 72 horas."

Luego se llevó a cabo la votación: 26 vecinos levantaron la mano para aprobar,  18 vecinos "NO",  y abstención el resto.

Se dejaron 15 días para hacer las observaciones al documento, con el propósito de mejorar su contenido, al correo siguiente: jfiscalizacioncrc@gmail.com.  La Junta Fiscalizadora analizará las recomendaciones para introducirlas y en una próxima reunión, se evaluará el documento en su conjunto, para ratificar la aprobación.

El documento de los estatutos (normas) , es el siguiente:

ESTATUTOS DE LA JUNTA FISCALIZADORA

DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RIO COLONIAL

CAPÍTULO I

ANTECEDENTES, OBJETIVO Y MIEMBROS

Artículo 1.                    ANTECEDENTES

La Junta Fiscalizadora del Condominio Cañadas del Rio Colonial, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 29. Fiscalización del Patrimonio, del Contrato de constitución de la asociación civil no lucrativa denominada “Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Rio Colonial”, el cual establece la fiscalización de los recursos de la asociación y de conformidad con lo establecido en el Acta de Asamblea General Ordinaria de Vecinos de fecha 24 de febrero de 2018, en la cual fue electa y ratificada la Junta Fiscalizadora del Condominio; y al no existir los lineamientos que definan el actuar de dicha Junta Fiscalizadora, se establecen los presentes “Estatutos de la Junta Fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condómino Cañadas del Rio Colonial”.

Artículo 2.                    OBJETIVO

Los presentes estatutos establecen la actuación de la Junta Fiscalizadora y de los miembros que la integran, así como su funcionamiento; la cual se encargará de fiscalizar el desempeño de la Junta Directiva, de acuerdo a lo establecido en el contrato de constitución de la asociación de vecinos y de acuerdo a lo establecido en los presentes estatutos. 

Artículo 3.                    MIEMBROS DE LA JUNTA FISCALIZADORA

La Junta Fiscalizadora estará integrada por dos y un máximo de tres miembros, que sean vecinos o condóminos del condominio, facultados para el efecto, quienes serán electos en Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de vecinos.

Artículo 4.                    SESIONES

La Junta Fiscalizadora se reunirá con la frecuencia que los miembros consideren necesaria, y cada una de las reuniones será documentada a criterio de la Junta Fiscalizadora.

Artículo 5.    QUÓRUM

Habrá quórum en las reuniones de la Junta Fiscalizadora, cuando se encuentre presentes el total de integrantes y la toma de decisiones será por el total de los integrantes.

CAPÍTULO II

FUNCIONES Y REPORTES DE LA JUNTA FISCALIZADORA

Artículo 6.      FUNCIONES

Las funciones de la Junta Fiscalizadora serán las siguientes:

1. Verificar la información financiera y contable del condominio cuando lo considere necesario, para lo cual deberá requerir información a la Junta Directiva, al Contador y al Administrador del Condominio según corresponda.

b)        Verificar los reportes e informes que emita la Junta Directiva y los que emita el Administrador del Condominio.

c)         Conocer las bases de licitación para la contratación de servicios y la realización de compras que realice la Junta Directiva, así como las fechas de apertura de ofertas, las cuales deberán hacerse del conocimiento de la Junta Fiscalizadora antes de ser distribuidas a los oferentes, a través de una copia física o por medio de correo electrónico. 

d)              Verificar las cotizaciones que realice la Junta Directiva, así como la documentación legal que corresponda, para las compras y para la contratación de servicios para el Condominio.

e)              Requerir a la Junta Directiva, cuando lo considere necesario, la documentación, informes, análisis, estudios, documentación legal, etc., utilizados por la Junta Directiva o por los proveedores contratados para la realización de los diferentes proyectos del Condominio, los cuales deben estar debidamente aprobados en Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria, según corresponda.

f)                Requerir para consulta y análisis, a la Junta Directiva las actas de sesiones de Junta Directiva, actas de Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias y la documentación legal con la que cuente el Condominio, que estén en poder de la Junta Directiva y del Administrador del Condominio, a efecto de poder realizar su labor de fiscalización.

g)              Requerir a la Junta Directiva y al Administrador del Condominio, la documentación correspondiente a la contratación de los diferentes servicios que sean prestados al Condominio por medio de personas individuales o personas Jurídicas.

h)              Proponer cuando lo considere necesario a la Junta Directiva para su evaluación y análisis, proyectos que sean de beneficio para el Condominio.

i)Conocer los informes que emita el auditor externo del Condominio y conocer las observaciones o hallazgos que realice, así como verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el auditor externo.

j)Verificar que la Junta Directiva cumpla con las funciones de su competencia de acuerdo a lo establecido en los estatutos de la asociación de vecinos del Condominio.

k)               Recibir comentarios o sugerencias por parte de los vecinos, que contribuyan al buen desarrollo de su función y que sean en beneficio del condominio.     

l)Otras que le sean requeridas en Asamblea general ordinaria o extraordinaria.

Artículo 7.          REPORTES

La Junta Fiscalizadora informará a los vecinos del condominio, los resultados de su gestión de la forma siguiente:

a)   Reportar semestralmente y/o en cada Asamblea General Ordinaria anual o en Asamblea Extraordinaria, los resultados de su gestión por medio de un informe.

b)     Reportar a la Junta Directiva y a los vecinos, cuando a criterio de la Junta Fiscalizadora, existan situaciones que requieran la comunicación e información inmediata de aspectos de interés común del Condominio y de los vecinos. Dichos reportes podrán ser por medio de notas, vía electrónica y otra forma que se considere adecuada.

CAPITULO III

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 8.   REQUERIMIENTO DE INFORMACION

A manera que el intercambio de información sea debidamente documentada, la información que requiera la Junta Fiscalizadora en el desarrollo de sus funciones, deberá ser por escrito, a la Junta Directiva o al Administrador del Condominio según corresponda y la respuesta que obtenga deberá ser de la misma forma; así como la información que sea proporcionada por la Junta Fiscalizadora a los vecinos que lo requieran.

La información que sea requerida por la Junta Fiscalizadora a la Junta Directiva o al Administrador del Condominio, deberá ser respondida en un plazo de 7 días calendario; sin embargo, sí a criterio de la Junta Directiva o del Administrador dicho plazo no es suficiente para responder, podrán solicitar una prórroga justificando las razones por las que no puede cumplir con el plazo inicial requerido e indicar la fecha en la cual deberán proporcionar la información, la cual deberá ser en un tiempo razonable, para que la Junta Fiscalizadora pueda realizar su función.       

Artículo 9.    APROBACIÓN Y MODIFICACION DE LOS ESTATUTOS

Los presentes estatutos y sus posteriores modificaciones deberán ser aprobados en Asamblea General Extraordinaria de vecinos del Condominio. Para los presentes estatutos así como para sus posteriores modificaciones, la Junta Directiva deberá velar porque las mismas se den a conocer a cada uno de los vecinos a través de los medios de comunicación establecidos, dejando evidencia de dicha entrega.

La Junta Directiva velará porque los presentes estatutos de la Junta Fiscalizadora, sean integrados a los estatutos del Condominio Cañadas del Rio Colonial.

Artículo 10.                VIGENCIA

Los presentes estatutos entran en vigencia al momento de ser aprobados en Asamblea General Extraordinaria de vecinos del Condominio Cañadas del Rio Colonial.

Anuncian asamblea extraordinaria para dar a conocer estatutos

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

Estimados vecinos, es importante que se asista a la próxima asamblea extraordinaria que ha sido anunciada por la Junta Directiva de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial. Dejemos por un lado la indiferencia y hagamos tiempo para asistir.  De conformidad con el Reglamento de Copropiedad y los estatutos de la Asociación, indican que "Las decisiones de Asamblea General tiene fuerza vinculante para todos los propietarios, hayan o no asistido a la sesión o votado en contra." 

También es recomendable que se tengan posiciones reconciliables y de beneficio para el Condominio,  y en el análisis que se presenta de las convocatorias, se hace ver que se han incurrido en omisiones, considerando que no son intencionales, pero que se entiende que debe haber una asamblea extraordinaria.  Al final, se hace observaciones para que se reflexione y se tomen en cuenta:

En circular No.016, la administración rectifica circular No.15 por medio de la cual, se invita a participar en la Asamblea General Extraordinaria de Propietarios a celebrarse este sábado 04 de agosto a las 19:00 horas.  De no existir quórum, la misma se desarrollará a las 20:00 horas.  Los puntos de agenda son los siguientes:

1. Lectura del acta de asamblea anterior.
2. Exposición de los estatutos de Junta Fiscalizadora y aprobación de los mismos.

La rectificación de la circular es cuanto a que en la primera circular distribuida a los condóminos, la convocatoria a la asamblea era por parte de la Junta Fiscalizadora, y únicamente la puede realizar la Junta Directiva de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial.  Con base a lo referido, se hace análisis de la segunda convocatoria:

Si la primera convocatoria fue cuestionada por lo expresado anteriormente, la segunda también adolece de formalismos stricto sensu, por lo siguiente: 

• La circular no es firmada por ningún responsable, que en este caso, se requiere la firma del Presidente de la Junta Directiva en representación de la misma Junta; sería válido el argumento que la circular manifestara que en reunión ordinaria de Junta Directiva, en punto de acta se quedó establecida la convocatoria a asamblea  a solicitud de condóminos que conforman la Junta de Fiscalización, próxima a establecerse, o algo similar.  Lo anterior se puede comparar con las convocatorias realizadas el 18 de octubre de 2017, el 5 de diciembre del 2017 y del 19 de junio del 2018, las cuales están firmadas  por miembros de la Junta Directiva.

• La Circular menciona que la asamblea es convocada por la Junta Directiva a solicitud de Junta de Fiscalización.   En este aspecto, también se comete el error de mencionar la Junta de Fiscalización, cuando la misma aún no está reconocida por los estatutos de la Asociación ni tampoco lo menciona el Reglamento de Copropiedad y Administración de la Copropiedad del Condominio Cañadas del Río Colonial.

• Las convocatorias deben indicar el lugar en donde se desarrollará la misma, y en este caso,no lo menciona.  El reglamento, según Artículo Décimo Primero, en uno de sus textos establece: "Las convocatorias se harán por la Junta Directiva y deberán efectuarse por medio de avisos internos certificados y mediante publicaciones en cualquier diario de la ciudad capital, señalando LUGAR, FECHA Y HORA DE LA REUNIÓN.

• Al inicio se invita a participar en asamblea, y lo correcto es "convocar", a los vecinos,y hace una mezcla de "propietarios", y fuera correcto si la convocatoria hace referencia también al Artículo Décimo Primera del Reglamento de Copropiedad mencionado.

• La base estatutaria que sirve para invitar y convocar, es parcialmente correcta, excepto el artículo 29 de los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial que se refiere a lo siguiente: "Los recursos patrimoniales serán fiscalizados por dos asociados que serán nombrados por la Asamblea General por un período de de dos años, en su caso, o por un auditor externo nombrado por la propia asamblea general a petición de uno de sus asociados".

• Sería conveniente que en las convocatorias también se hiciera referencia al Artículo dos de los estatutos de la Asociación, el cual dice lo siguiente:  .."Objeto: Tendrá por objeto regular las relaciones que surjan con motivo de la convivencia de los propietarios y copropietarios que constituyen el Régimen Especial de Copropiedad y el Reglamento de propietarios y copropiedad y administración del Condominio denominado Cañadas del Río Colonial, los cuales además se regirán por los respectivos estatutos que conforman un solo cuerpo".  En este sentido, convocar correctamente con cualquiera de los instrumentos mencionados, es válido,por conformar un solo cuerpo.

En cuanto a la propuesta de la Junta Fiscalizadora, en la circular se indica que la Junta Directiva solicitó los estatutos para darlos a conocer a los asociados previo a la asamblea, sin embargo, se distribuirán  el mismo día de la asamblea, por decisión de los miembros de la Junta Fiscalizadora.  Sobre este aspecto,  hago la objeción que realmente es conveniente que el proyecto de estatutos se conozca en el transcurso de la semana, para que los condóminos que asistan, ya tengan una opinión y sugerencias sobre los estatutos, de lo contrario, se dará la información y se someterá a votación sin mayor análisis de los mismos.  Las incorporaciones al Reglamento y a los Estatutos de la Asociación, debe atenderse lo que establece el Artículo 40 de los estatutos: "La junta directiva deberá realizar un estudio de la solicitud de modificación o reforma de los estatutos y presentar sus  observaciones y un proyecto que contenga las mismas a la asamblea general extraordinaria".  La creación de la Junta Fiscalizadora o Comisión Fiscalizadora, es una modificación a los estatutos de la Asociación y al Reglamento de Copropiedad, y en ese mismo artículo modificatorio se debe considerar su conformación, duración, atribuciones y alcances, para que los miembros de la junta o comisión fiscalizadora, cuenten con el mandato,  potestades y herramientas para realizar su gestión. Desde un punto de vista técnico administrativo -y quizá legal-, no pueden haber dos estatutos, sino que la normativa de la Junta o Comisión Fiscalizadora tendría como base el introducir la modificación a los dos instrumentos.

La primera y segunda Comisión Fiscalizadora fueron infuncionales por carecer de reconocimiento y atribuciones, por lo que es importante que en esta asamblea extraordinaria se quede definido este tema, sin embargo, es importante dar a conocer previamente el proyecto y mientras se consolida la Junta o Comisión, también es oportuno que la Junta Directiva contrate la auditoría externa, que es un mandato de Asamblea y que hasta la presente fecha ha incumplido; ahora debe extenderse  a tres años el período de auditoría externa; en su oportunidad se dieron a conocer los términos de referencia para la contratación y se han quedado al olvido.

Se reconoce el esfuerzo de los actuales miembros de la Junta Fiscalizadora, en presentar su proyecto normativo el cual se  puede mejorar si se distribuyen antes de la asamblea. 

Aspectos de la Asociación y Fiscalización de la misma

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

Antecedentes

En el 2008 cuando se puso a la venta las casas de este Condominio, los adquirientes al momento de firmar la escritura pública, también se firmó la aceptación del Reglamento de Copropiedad y Administración de la Copropiedad del Condominio Cañadas del Río Colonial. 

En noviembre de 2009, la administradora del Condominio, Servicios Generales Mundo Verde, S. A., empresa asociada a la empresa Mundo Verde, gestora del proyecto, anunció el incremento de la cuota de mantenimiento, que en ese entonces, era de Q549.00, a partir de enero de 2010.

Licda. Esperanza Núñez, Administradora de Mundo Verde,
explicando el aumento de los  servicios de mantenimiento

Según las explicaciones de la Administradora, los servicios de mantenimiento se incrementan a Q653.60,  los cuales incluyen:  seguridad, mantenimiento, piscina, planta de tratamiento, agua, casa, club y cable.  Se excluye el servicio de internet.  

Asamblea celebrada el 8 de noviembre, en donde se  rechazó
 el aumento pretendido por Mundo Verde y fue el inicio
 de una intensa actividad de la Junta Directiva del Condominio.

La Junta Directiva no tenía acceso a los registros contables y auxiliares de la empresa Servicios Generales Mundo Verde, S. A. relacionados con el condominio y los argumentos presentados no fueron convincentes para los condóminos, por lo que en esa Asamblea se rechazó el pretendido aumento y al contrario, se solicitó que únicamente se cancelaran los servicios de mantenimiento básicos. Además, se solicitó que renunciara al derecho de administrar el condominio a partir del 1 de enero del 2010.

En diciembre la empresa administradora responde y  la entrega del condominio  la establece a partir del 1 de abril del 2010, por lo que de urgencia se convocó a asamblea el 9 de enero de ese año.

En acta notarial suscrita por el Lic. Ricardo Rafael Clavería Ortiz, el 9 de enero del 2010, la asamblea general  aprueba constituir la Asociación civil de vecinos del condominio Cañadas del Río Colonial, sin fines de lucro, con la firma de constitución de los condóminos propietarios de las casas 118, 77, 181,178, 119, 114, 189, 66,123, 85,52, 153, 49, 174, 168, 154, 158, 150, 171, 144, 36, 40, 139, 9, 11, 160, 197, 32, 200, 111, 175, 46, 15, 29, 5, 182, 51, 105, 81, 57, 95, 104, 113, 37, 100, 206, 124, 38, 194, 207, 87, 58, 109, 83, 106, 96, 112, 148, 185, 159, 166, 47, 34, 142, 135, 202, 105, 42, 167, 169, 210, 126, 116, 48, 136, 14, 176, 164, 72, 59, 213, 173, 35, más 2 firmas sin identificar el número de la casa.  En esa fecha la totalidad de unidades habitacionales ocupadas no sobrepasaban los 140.

Con base al acta notarial referida, se suscribe la escritura pública número 29, con fecha 24 de febrero de 2010, por medio de la cual se constituye la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial y queda registrada en el Registro de Personas Jurídicas del Ministerio de Gobernación, bajo la partida 27099, folio 27099 del libro 1 del Sistema Único del Registro Electrónico de Personas Jurídicas.  Posteriormente se hizo el trámite del Registro Tributario Unificado, con fecha 18 de mayo del 2010.

Estos antecedentes se hacen del conocimiento, para enfatizar que los dos instrumentos que regulan las relaciones de vecindad y la administración del condominio, la parte de fiscalización no la menciona el Reglamento de Copropiedad, y muy débilmente lo mencionan los estatutos de la Asociación:

Artículo 17 DE LAS ATRIBUCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL,  inciso b) Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración y en su caso del órgano de fiscalización y tomar las medidas que juzgue oportunas.

Artículo 29 FISCALIZACIÓN DEL PATRIMONIO.  Los recursos patrimoniales serán fiscalizados por dos asociados que serán nombrados por la Asamblea General por un período de 2 años en su caso, o por un auditor externo nombrado por la propia asamblea general a petición de uno de sus asociados. 

Ante la ausencia de la descripción de acciones de fiscalización y su alcance, este vacío se necesita completarlo con la regulación o formulación de la normativa para la Comisión Fiscalizadora  y la modificación del artículo 29 de la Asociación, descrito en el párrafo anterior y por extensión, agregar esta misma normativa al Reglamento de Copropiedad, para dejar armonizado lo que establece el artículo 2 de los estatutos: "OBJETO.  Tendrá por objeto regular las relaciones que surjan con motivo de la convivencia de los propietarios y copropietarios que constituyeron el Régimen Especial de Copropiedad y el Reglamento de Copropiedad y Administración del Condominio,denominado Cañadas del Río Colonial, los cuales además se regirán por los respectivos estatutos que conforman un solo cuerpo."

Esta ausencia de normativa para la Comisión Fiscalizadora, no es excusa para que la Junta Directiva y la Administración limiten el actuar de la Comisión Fiscalizadora, para que realicen su actividad correspondiente, y proporcionar la documentación o información que soliciten relacionada con su función, con base a  requerimiento por  correo electrónico, llamada telefónica o carta de solicitud, ya que la Comisión tiene mandato otorgado por la Asamblea General al ser electos para la actividad de fiscalización.  

Asimismo, de oficio la Comisión debe mantener comunicación directa con la Junta Directiva, sin ninguna limitación dentro del campo de su competencia y la Junta no puede desligarse, ya que el canal de comunicación es ese cuerpo colegiado y no la administración.

Se debe institucionalizar la fiscalización, ya que hasta la fecha, este propósito no se ha logrado, y al obtenerse, se puede  presentar a la Asamblea, analizar si conviene eliminar la contratación de auditoría externa.

Por aparte, los estatutos y el Reglamento establecen las atribuciones de la asamblea:

ARTICULO DÉCIMO CUARTO. ATRIBUCIONES DE LA ASAMBLEA: La Asamblea de Propietarios es el órgano supremo de la Administración del inmueble y sus facultades son absolutas, correspondiéndole: a) Elaborar y aprobar anualmente el presupuesto de ingresos y egresos. b) Conocer, en esa misma sesión, el informe de la Junta Directiva y la cuenta de administración. c) Declarar la urgencia o necesidad de determinadas obras y fijar su importe. d) Elegir y remover los miembros de la Junta Directiva. e) Decretar las reformas al presente reglamento. f) Fijar el monto de las cuotas de inversión que deben pagar los propietarios de cada inmueble. g) Conocer, informarse y decidir sobre cualquier asunto de interés común. 

La Junta Directiva y cada uno de sus miembros tienen sus atribuciones propias, y deben facilitar la tarea de fiscalización.

Comisión entrega informe

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales


En asamblea general ordinaria celebrada el 24 de febrero del corriente año, la Comisión Fiscalizadora envió el informe de su participación en la acción fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río colonial.

En el informe menciona la escasa participación que se tuvo derivado de la falta de atribuciones y funciones en los estatutos de la Asociación.

Se transcribe literalmente el informe presentado:

"

Informe de la Comisión de Fiscalización

Honorable Asamblea Ordinaria:

En atención a lo agendado para esta reunión y con el debido respeto que se merecen, la Comisión Fiscalizadora informa a Ustedes sobre los siguientes aspectos.

1.       Período de gestión de la Comisión Fiscalizadora

El período de la gestión de la Comisión finalizó el 31 de diciembre, fecha en la cual tendría que estar conformada la nueva comisión de fiscalización. En esta oportunidad, la comisión estuvo conformada por los condóminos:  J. Samuel Hernández, Ricardo Díaz Durán y Luis Contreras.

2      Limitaciones

La Comisión Fiscalizadora tiene grandes limitaciones para desempeñar el papel de fiscalizador, porque su mandato no está bien definido en los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio y se carece de funciones, atribuciones, responsabilidades y alcances.  Derivado de lo anterior, la actual Comisión tuvo escasa participación y no obstante recibir ofrecimiento de apoyo por parte de las Juntas Directivas, se carece de la autoridad para realizar reparos y solicitar su enmienda. 

Es necesario que teniendo conformada la Comisión para los siguientes dos años, se encargue de hacer una propuesta para que sea conocida en asamblea para que, una vez aprobada, se incorpore a una reforma de los actuales estatutos.

3     Términos de referencia para Auditoría Externa

En cumplimiento a mandato de Asamblea General, de realizar auditoría externa después de finalizado el período de la Junta Directiva, se prepararon los términos de referencia y entregados a la Junta Directiva en el mes de mayo de 2017.

La parte fundamental de los términos de referencia, en lo que se refiere a los alcances, son los siguientes:

ALCANCES:

·     Aplicando las normas internaciones de Auditoría (NIAs), el profesional debe considerar el fraude, error y evaluación de riesgo en una auditoria de estados financieros;

·               Poner énfasis en los estados financieros al 31 de diciembre de 2016;

·   Examinar sobre pruebas, que existen documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe.

·           Determinar si los pagos recibidos por el F.H.A., durante el período 2014-2016 fueron recibidos, contabilizados y depositados en cuenta.  Para esta actividad, con base al contrato que se suscriba, se le facultará que para efectos de auditoría pueda solicitar información al FHA y los estados de cuentas correspondientes, a efecto de COMPROBAR la recepción de los reembolsos de viviendas administradas por el FHA. Si hubiese dificultades en solicitar la información a las entidades, el trámite debe canalizarlo a través de la Junta Directiva de la Asociación.

·               Determinar si  los pagos de los condóminos están correctamente aplicados;

·             Determinar si los pagos anticipados de la deuda proporcional del pozo distribuido a los condóminos, ha sido operada en cuenta corriente y acreditados los abonos mensuales; así como determinar los pagos que ha hecho el FHA en concepto de mantenimiento y el pago total de la parte que le corresponde a cada vivienda.

Los alcances de la auditoría externa expresados en los términos de referencia, son elementos básicos, y los mismos no pueden ser disminuidos, más bien, deben fortalecerse, y por esa razón, la Comisión Fiscalizadora no atendió solicitud de Junta Directiva por no presentar justificaciones valederas y consistentes para modificar los alcances mencionados.  Los términos de referencia no fueron leídos en la última asamblea extraordinaria realizada el 15 de diciembre y se hicieron los comentarios sin ser tema incluido en la convocatoria de asamblea, y sin conocimiento, indujeron aprobar aspectos que no se conocían relacionados con la auditoría externa.

4.       Cotización para la contratación de servicios de seguridad

Con fecha 25 de septiembre, la Junta Directiva convocó a personeros de las empresas de seguridad, a presentar propuestas para el servicio de seguridad del condominio; dos de los miembros de la Comisión hizo presencia para escuchar cada una de las propuestas, las cuales se resumen en lo siguiente:

a.         Empresa de Seguridad Ejecutiva

Oferta:  Q4,800.00, aún negociable por cada guardia de seguridad;

Cuentan con acuerdo ministerial para operar como empresa de seguridad ; tienen 3 licencias: C029, B035 y A064

No recibieron las bases, según el expositor;

Están en el mercado desde 1992 y cuentan con 362 guardias acreditados.

b.         CORPORACIÓN SIGSESA

Oferta:  Q5,300.00 por cada guardia de seguridad

Cuenta con autorización para operar;

1500 elementos de seguridad acreditados

Menciona servicios prestados a condominios y a bancos (BANRURAL);

Manifiestan que los guardias rondines y de la garita deben estar armados y con chalecos antibalas.

22 años de experiencia en el mercado de seguridad.

c.          Protección Élite de Seguridad

Oferta: Q4,500.00, por cada guardia de seguridad en turnos de 24 x 24 horas, facturado;

Cuentan con autorización de Gobernación y tienen tres licencias para operar.

La Comisión Fiscalizadora no estuvo presente en la selección de la empresa para prestar los servicios de seguridad en el condominio, por ser una atribución inherente a la Junta Directiva, sin embargo, ninguna de las empresas que cotizaron está prestando el servicio de seguridad, aspecto que sí se considera una irregularidad, al irrespetar la convocatoria y no informar a los vecinos sobre este particular.  La recomendación es que, después de fijada la fecha de recepción de ofertas, haya una etapa de clasificación de las empresas que cumplen con las bases, y en una segunda etapa, escuchar en forma directa los términos de la cotización; además, dos de los expositores de las empresas de seguridad no tenían certeza de la recepción de las bases y que únicamente atendieron un llamado para presentarse a exponer la prestación del servicio,el día 25 de septiembre.

Por otra parte, cuando se convoque nuevamente la cotización del servicio de seguridad, si la actual empresa de seguridad está interesada en participar, al momento de conocer las ofertas, calificarlas y seleccionar a la empresa, el actual Presidente de la Junta Directiva debe inhibirse de participar en el proceso de calificación de las cotizaciones por su relación indirecta o directa que tiene con la actual empresa de seguridad.

Cañadas del Río Colonial, Villa Canales,  24 de febrero de 2018. "

Convocatoria para Asamblea Ordinaria

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

La Junta Directiva del Condominio Cañadas del Río Colonial, en circular de fecha 14 de febrero de 2018, convoca a Asamblea General Ordinaria, para el día sábado 24 de febrero, a partir de las 18:00 horas, en la Casa Club.

El programa  de la sesión de la asamblea general es la siguiente:

1. Lectura de acta notarial de Asamblea Extraordinaria celebrada el 05/12/2017;
2. Informe administrativo de la Junta Directiva 2017-2019;
3. Informe de estados financieros al 31/01/2018;
4. Aprobación de presupuesto de ingresos y egresos 2018;
5. Aprobación de proyectos 2018;
6. Informe de actividades de año 2017 de Junta Fiscalizadora;
7. Elección de Junta Fiscalizadora.

La anterior agenda es básica pero no limitativa, por tratarse de una asamblea ordinaria, porque al inicio de la sesión debe someterse a consideración de los asistentes la aprobación de la agenda incluido los aspectos que propongan sobre la temática que se considere importarte discutir, y entre ellos, lo relativo a la cotización transparente y participativa  de los servicios de seguridad del condominio, la evaluación de la seguridad del condominio, la  contratación de los servicios profesionales empresariales o individuales para realizar la auditoría externa de los años 2015-2016,  evaluación de la actual administración, incluyendo el horario de trabajo de la administradora, tema que en una de las asambleas extraordinarias celebradas el año pasado, se discutió que el mismo   no  responde a los intereses de los condóminos y que era necesario el cambio; en esa oportunidad se solicitó analizarlo y actuar y se propuso que el horario de trabajo de  10:00 a. m. a 19:00 horas, de lunes a viernes, y el sábado, de 10:00 a 14:00. horas, incluyendo el tiempo de almuerzo.

Foto de Archivo.  Asamblea de octubre 2017

Foto de Archivo,  reunión de junio 2017

Es de mucha importancia que se asista a la asamblea ordinaria y participar en las discusiones, para que las decisiones que se tomen, tengan el mayor consenso; la última asamblea celebrada el 15 de diciembre, que fue una fecha inadecuada, ha sido la reunión de más baja participación, ya que  asistieron 28 personas, incluyendo los miembros de la Junta Directiva. Después no se deben quejar por las decisiones que se tomen, pues las mismas son de cumplimiento general, de conformidad con los estatutos de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial y el Reglamento de Copropiedad.

La convocatoria se ha hecho en el plazo establecido, pero en esta oportunidad no se hizo en forma personalizada y certificada,como lo establece el  Reglamento de Copropiedad y Administración de la Copropiedad del Condominio Cañadas del Río Colonial, el cual en su Artículo Décimo Primero, en uno de sus párrafos establece: "... Las convocatorias se harán por la Junta Directiva y deberán efectuarse por medio de avisos internos certificados y mediante publicaciones en cualquier diario de la ciudad capital..."

También se hace llamado a los condóminos para que tengan la disposición en participar en la elección de la Comisión Fiscalizadora.


ASISTE Y PARTICIPA!