Condominio Cañadas del Río Colonial,Villa Canales
La Comisión Fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial, presentó en el mes de abril, los términos de referencia para la contratación de un profesional para realizar la auditoría interna del período 2014-2016, en cumplimiento a mandato de Asamblea General, de realizar auditoría externa después de finalizado el período de las Juntas Directivas de la Asociación.
Los términos presentados se transcriben textualmente:
"TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA,
PERÍODO 2014-2016 DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RÍO
COLONIAL
1. INTRODUCCIÓN
La Asamblea de
la Asociación de Vecinos del condominio Cañadas del Río Colonial, en reunión
extraordinaria aprobó que se hicieran auditorías externas después de que
concluyera el período de una Junta Directiva, para dejar auditado los ingresos
y egresos de la Asociación, así como los estados financieros al final de cada
año, que expresen correctamente la posición financiera de la Asociación.
En seguimiento a
esa disposición, se preparan los términos de referencia para cotizar los
servicios profesionales de auditoría externa, para realizar la auditoría del
período 2014-2016.
2. OBJETIVO
Examinar la situación financiera de la Asociación de Vecinos del Condominio
Cañadas del Río Colonial, en los períodos del 2014-2016, pero con énfasis en
auditar el proyecto de la perforación del pozo, que incluye financiamiento
bancario, perforación, extracción, distribución, acometida eléctrica, depósito
de captación y todos aquellos gastos conexos que conlleven a determinar el
costo total del proyecto.
3. ALCANCES:
3.1. Aplicando las normas internacionales de Auditoría (NIAs), el profesional debe considerar el fraude, error y evaluación de riesgo en una auditoria de estados financieros;
3.2. Poner énfasis en los estados financieros al 31 de diciembre de 2016;
3.3. Examinar sobre pruebas, que existen documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe.
3.4. Determinar si los pagos recibidos por el F.H.A., durante el período 2014-2016 fueron recibidos, contabilizados y depositados en cuenta. Para esta actividad, con base al contrato que se suscriba, se le facultará que para efectos de auditoría pueda solicitar información al FHA y los estados de cuentas correspondientes, a efecto de COMPROBAR la recepción de los reembolsos de viviendas administradas por el FHA. Si hubiese dificultades en solicitar la información a las entidades, el trámite debe canalizarlo a través de la Junta Directiva de la Asociación.
3.5. Determinar si los pagos de los condóminos están correctamente aplicados;
3.6. Determinar si los pagos anticipados de la deuda proporcional del pozo distribuido a los condóminos, ha sido operada en cuenta corriente y acreditados los abonos mensuales; así como determinar los pagos que ha hecho el FHA en concepto de mantenimiento y el pago total de la parte que le corresponde a cada vivienda.
4. DEFINICIONES
4.1. Condominio:
Hace referencia al Condominio Cañadas del Río
Colonial;
4.2. Asociación:
Este término se refiere a la Asociación de Vecinos
del Condominio Cañadas del Río Colonial;
4.3. Asamblea General:
Es el órgano superior de la Asociación, compuesto
por los propietarios y copropietarios del Condominio;
4.4. Junta Directiva:
Corresponde a la Junta Directiva de la Asociación;
4.5. Administrador:
Corresponde al Administrador nombrado por la Junta
Directiva de la Asociación;
4.6. Auditoría de Estados Financieros:
Consiste en el trabajo profesional de auditoría de
estados financieros, anexos y ejecución presupuestaria por los períodos del
2014-2016;
4.7. Comité de Recepción y Evaluación de
ofertas:
Único órgano creado con carácter temporal y
exclusivo para conocer, calificar y recomendar la adjudicación de la oferta de
la auditoría externa, con base al techo establecido por la Junta Directiva,
compuesto por dos vecinos delegados invitados (residentes) con competencia en
el campo de auditoría, un miembro representante de la Comisión Fiscalizadora, y
un miembro delegado de la Junta Directiva de la Asociación;
4.8. Auditor externo:
Profesional individual Contador y Auditor Publico
adjudicado para realizar la auditoría externa;
4.9. NIAs:
Normas Internacionales de Auditoría;
4.10. Oferta:
Comprende la propuesta técnica y económica, que de
conformidad con los términos de referencia es presentado por un oferente.
5. CONDICIONES GENERALES QUE DEBEN REUNIR LOS
PROFESIONALES AUDITORES OFERENTES:
Los profesionales interesados en ofertar en el
presente evento, deberán reunir las siguientes calidades:
5.1. Tener la calidad de Contador Público y Auditor
activo en cualquiera de los colegios profesionales de las ciencias económicas;
5.2.
No pueden participar los profesionales que
residan en el Condominio;
5.3. Presentar y documentar experiencia de tres años
en la realización de auditorías externa, o bien documentar experiencia en la
realización de otro tipo de auditorías, que incluyan el análisis de estados
financieros, examen de activos, cuentas bancarias, cuentas corrientes, etc.;
5.4. El tamaño de la prueba se basará en el análisis
de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe. El
auditor informará el monto identificado en caso de que falte algún soporte
documental;
5.5. Determinar las posibles debilidades
administrativas y contables del proyecto, con la finalidad de mejorar la
gestión administrativa y financiera de la asociación. Realizar recomendaciones
para abordar las debilidades identificadas.
6. LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORÍA
Los servicios
profesionales de auditoría externa se llevarán a cabo en la sede de la
Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial, localizadas al
final de la 5ª. avenida A, Casa Club, kilómetro 19.3, Carretera hacia Villa
Canales.
La fecha de
realización estará comprendida entre el 15 de mayo de 2017 al 30 de junio de 2017 (45 días).
7. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
La metodología y técnicas empleadas deben ser acordes
a los estándares de auditoría, aplicando las normas NIAs.
8.
LISTADO
DE DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA OFERTA:
Las ofertas deben presentarse en dos sobres
debidamente identificados en la siguiente forma:
8.1.
Oferta Técnica, identificando el nombre completo
del Contador Público y Auditor:
8.2.
Oferta Técnica firmada y sellada por el
profesional;
8.3.
Fotocopia simple del Documento Personal de
Identificación;
8.4.
Fotocopia simple del título de Contador Público
y Auditor, ambos lados;
8.5.
Hoja de Vida;
8.6.
Metodología a utilizar;
8.7.
Detalle de experiencia en auditorías externas o
internas;
8.8.
Oferta Económica, identificando el nombre
completo del Contador Público y Auditor:
8.9.
Oferta económica firmada por el profesional,
expresado en quetzales en números y en letras; en caso de controversia,
prevalecerá lo indicado en letras.
8.10.
El monto de la oferta económica debe incluir el
Impuesto al Valor Agregado, IVA.
El Comité adjudicará al
profesional que presente mejor oferta técnica y la mejor oferta económica, de
conformidad con el techo que previamente debe fijar la Junta Directiva. De exceder la oferta al techo contemplado, el
Comité podrá renegociar con la mejor oferta presentada; de no llegarse a ningún
acuerdo, se negociará con el siguiente profesional.
9. PROGRAMA DE AUDITORÍA
Sobre la base de la información recibida durante la
fase preparatoria, el auditor determinará:
9.1.
El tipo de operaciones que deben controlarse y
el método de auditoría (total o muestra)
9.2.
El tipo de controles físicos previstos y la
fecha;
9.3.
El número de visitas previstas.
10. PRODUCTOS FINALES QUE DEBE ENTREGAR EL
AUDITOR
10.1.
Dictamen sobre la auditoría realizada;
10.2.
Estados Financieros auditados;
10.3.
Notas a los Estados Financieros;
10.4.
Ejecución de ingresos, auditada;
10.5.
Ejecución de gastos auditada;
10.6.
Informe de control interno;
10.7.
Anexos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones que correspondan
10.8.
Se indicará en el informe de auditoría cuál ha
sido la metodología y como se ha llevado a cabo, indicando tamaño de la muestra
revisada.
10.9.
Los informes serán discutidos previo a la
entrega del informe final con la Junta Directiva y la Comisión Fiscalizadora,
una semana antes de que venza el contrato.
11. CONTRATO:
El profesional adjudicado debe suscribir contrato administrativo con el
representante legal de la Asociación, en donde se establecen las condiciones
establecidas en los presentes términos de referencia.
12. PLAZO:
El plazo para realizar la auditoría externa, entrega
preliminar de informe y la presentación de informe final, será de 45 días, a
partir de la firma del contrato.
13. FORMA DE PAGO:
13.1. Se podrá realizar un pago anticipado hasta del 30% después de firmado el contrato y la entrega de
una fianza de cumplimiento del contrato, extendida por una afianzadora del país
debidamente registrada, reconocida y legalizada;
13.2. Un pago
del 30% contra el borrador del informe;
13.3. 40% contra presentación a satisfacción del
informe final. Esta forma de pago no es restrictiva y podrá ser negociada con
el proponente adjudicado. El informe preliminar debe ser entregado a más tardar
a los 40 días después de firmado el contrato y el informe final debe ser
entregado 5 días después de recibido el informe preliminar;
13.4. Cada pago se efectuará contra la presentación de
factura, acompañado del informe debidamente aprobado por la Junta Directiva y Comisión
Fiscalizadora, por medio de carta de recepción.
14. CONFIDENCIALIDAD:
El contratista tiene prohibido revelar información a
terceros, generada producida o como consecuencia de la prestación de los
servicios profesionales de auditoría externa a que se refiere los términos de
referencia. Lo anterior incluye el
resguardo y confidencialidad de los papeles de trabajo del auditor, así como de
cualquier otra documentación utilizada para el desarrollo de la Auditoría,
COMISIÓN FISCALIZADORA
J.
Samuel Hernández M. Ricardo Díaz Durán Luis Contreras"
