Publican bases para contratación de la seguridad

Condominio Cañadas del Río Colonial, Villa Canales

Se han publicado las bases para la contratación de la empresa de seguridad para el condominio Cañadas del Río Colonial, a partir del 1 de octubre del presente año.

Los vecinos esperan que la empresa que se contrate, llenen los requisitos que establece la Ley que regula los servicios de seguridad privada,  Decreto 52-2010, las bases que se han publicado, y además, cumplan con las prestaciones legales de salario mínimo para ese ramo y prestaciones de seguridad social, según la Ley.

Aunque las bases publicadas son muy escuetas, se debe entender que debe prevalecer el cumplimiento y acreditación de los aspectos fundamentales de la ley Decreto 52-2010,  tales como lo establecen los siguientes artículos:  Artículo 31. Seguro y fianza. Los prestadores de servicios de seguridad privada quedan obligados a contratar y mantener vigentes: a. Seguro de vida colectivo para sus trabajadores, no menor al equivalente a quince salarios mínimos; b. Seguro o fianza de responsabilidad civil a favor de terceros, no menor a ciento cincuenta mil Quetzales; c. Fianza de cumplimiento de sus obligaciones ante sus usuarios.

Asimismo, cumplir con lo que establece el Artículo 46. Guardias. Son personas debidamente uniformadas, con identificación visible, y certificadas para brindar vigilancia y protección en el interior de sitios, edificios, establecimientos industriales, comerciales, financieros, agropecuarios y otros, vehículos de transporte de valores o mercancías, y protección de personas. Desempeñarán sus funciones dentro del ámbito en que prestan sus servicios, portando el equipo de defensa y las armas de fuego aprobadas según el plan de seguridad elaborado por el prestador de servicios de seguridad privada. Deberán cumplir los requisitos siguientes: a) Mayor de dieciocho (18) años; b) Haber aprobado el ciclo básico de educación; c) Haber cursado el ciclo básico de educación primaria y haber aprobado el curso de capacitación especial diseñado por el prestador de servicios de seguridad, el que deberá completar en un plazo de dieciocho (18) meses a contar desde su ingreso al servicio; d) Haber obtenido la capacitación y certificación por el ente establecido por la Dirección; y,..

La experiencia que se ha tenido de las empresas de seguridad, todas han tenido sus deficiencias,  unas más que otras, y lo común es la escasa participación del administrador en la actividad de seguridad, quien debe ser más activo y vigilante en la aplicación de protocolos.  No es función de la Junta Directiva realizar el papel administrativo, este es delegado a la administración.

Cabe señalar que en las bases está contemplada la construcción de una garita, la cual debe construirse dentro del plazo de seis meses, aspecto que considero no es viable cotizar a una empresa de seguridad, dice el refrán: cada mico en su columpio.  Además, la construcción de una garita debe ser objeto de aprobación de asamblea general, presentando justificación de la inversión,  su caracterización, planos, lugar, metros cuadrados de construcción, materiales,  costo aproximado,  y en este caso los aspectos de construcción distorsionan los parámetros de calificación.  Si finalmente se justifica la garita, se debe realizar por medio de la administración, aunque antes de construir la garita hay que considerar elevar el muro perimetral con malla  y colocar reisor, aunque este trabajo se haga por etapas, al igual que las cámaras de seguridad.


 

Términos de referencia para auditoría externa

Condominio Cañadas del Río Colonial,Villa Canales

La Comisión Fiscalizadora de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial, presentó en el mes de abril, los términos de referencia para la contratación de un profesional para realizar la auditoría interna del período 2014-2016, en cumplimiento a mandato de Asamblea General, de realizar auditoría externa después de finalizado el período de  las Juntas Directivas de la Asociación.

Los términos  presentados se transcriben textualmente:

"TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA, PERÍODO 2014-2016 DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RÍO COLONIAL

1.       INTRODUCCIÓN

La Asamblea de la Asociación de Vecinos del condominio Cañadas del Río Colonial, en reunión extraordinaria aprobó que se hicieran auditorías externas después de que concluyera el período de una Junta Directiva, para dejar auditado los ingresos y egresos de la Asociación, así como los estados financieros al final de cada año, que expresen correctamente la posición financiera de la Asociación.

En seguimiento a esa disposición, se preparan los términos de referencia para cotizar los servicios profesionales de auditoría externa, para realizar la auditoría del período 2014-2016.

2.       OBJETIVO

      Examinar la situación financiera de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial, en los períodos del 2014-2016, pero con énfasis en auditar el proyecto de la perforación del pozo, que incluye financiamiento bancario, perforación, extracción, distribución, acometida eléctrica, depósito de captación y todos aquellos gastos conexos que conlleven a determinar el costo total del proyecto.

3.       ALCANCES:

3.1. Aplicando las normas internacionales de Auditoría (NIAs), el profesional debe considerar el fraude, error y evaluación de riesgo en una auditoria de estados financieros;

3.2. Poner énfasis en los estados financieros al 31 de diciembre de 2016;

3.3. Examinar sobre pruebas, que existen documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe.

3.4. Determinar si los pagos recibidos por el F.H.A., durante el período 2014-2016 fueron recibidos, contabilizados y depositados en cuenta.  Para esta actividad, con base al contrato que se suscriba, se le facultará que para efectos de auditoría pueda solicitar información al FHA y los estados de cuentas correspondientes, a efecto de COMPROBAR la recepción de los reembolsos de viviendas administradas por el FHA. Si hubiese dificultades en solicitar la información a las entidades, el trámite debe canalizarlo a través de la Junta Directiva de la Asociación.

3.5. Determinar si  los pagos de los condóminos están correctamente aplicados;

3.6. Determinar si los pagos anticipados de la deuda proporcional del pozo distribuido a los condóminos, ha sido operada en cuenta corriente y acreditados los abonos mensuales; así como determinar los pagos que ha hecho el FHA en concepto de mantenimiento y el pago total de la parte que le corresponde a cada vivienda.

4.       DEFINICIONES

4.1.        Condominio: 

Hace referencia al Condominio Cañadas del Río Colonial;

4.2.         Asociación: 

Este término se refiere a la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial;

4.3.        Asamblea General:

Es el órgano superior de la Asociación, compuesto por los propietarios y copropietarios del Condominio;

4.4.         Junta Directiva: 

Corresponde a la Junta Directiva de la Asociación;

4.5.         Administrador: 

Corresponde al Administrador nombrado por la Junta Directiva de la Asociación;

4.6.         Auditoría de Estados Financieros: 

Consiste en el trabajo profesional de auditoría de estados financieros, anexos y ejecución presupuestaria por los períodos del 2014-2016;

4.7.        Comité de Recepción y Evaluación de ofertas: 

Único órgano creado con carácter temporal y exclusivo para conocer, calificar y recomendar la adjudicación de la oferta de la auditoría externa, con base al techo establecido por la Junta Directiva, compuesto por dos vecinos delegados invitados (residentes) con competencia en el campo de auditoría, un miembro representante de la Comisión Fiscalizadora, y un miembro delegado de la Junta Directiva de la Asociación;

4.8.        Auditor externo: 

Profesional individual Contador y Auditor Publico adjudicado para realizar la auditoría externa;

4.9.         NIAs:  

Normas Internacionales de Auditoría;

4.10.     Oferta: 

Comprende la propuesta técnica y económica, que de conformidad con los términos de referencia es presentado por un oferente.

5. CONDICIONES GENERALES QUE DEBEN REUNIR LOS PROFESIONALES AUDITORES OFERENTES:

Los profesionales interesados en ofertar en el presente evento, deberán reunir las siguientes calidades:

5.1.  Tener la calidad de Contador Público y Auditor activo en cualquiera de los colegios profesionales de las ciencias económicas;

5.2.        No pueden participar los profesionales que residan en el Condominio;

5.3.    Presentar y documentar experiencia de tres años en la realización de auditorías externa, o bien documentar experiencia en la realización de otro tipo de auditorías, que incluyan el análisis de estados financieros, examen de activos, cuentas bancarias, cuentas corrientes, etc.;

5.4.       El tamaño de la prueba se basará en el análisis de riesgo realizado por la auditoria y deberá indicarse en el informe. El auditor informará el monto identificado en caso de que falte algún soporte documental;

5.5.  Determinar las posibles debilidades administrativas y contables del proyecto, con la finalidad de mejorar la gestión administrativa y financiera de la asociación. Realizar recomendaciones para abordar las debilidades identificadas.

6.    LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORÍA

Los servicios profesionales de auditoría externa se llevarán a cabo en la sede de la Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial, localizadas al final de la 5ª. avenida A, Casa Club, kilómetro 19.3, Carretera hacia Villa Canales.

La fecha de realización estará comprendida entre el 15 de mayo de 2017 al 30 de junio de 2017 (45 días).

7.     METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA

La metodología y técnicas empleadas deben ser acordes a los estándares de auditoría, aplicando las normas NIAs.

8.       LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA OFERTA:

Las ofertas deben presentarse en dos sobres debidamente identificados en la siguiente forma:

8.1.        Oferta Técnica, identificando el nombre completo del Contador Público y Auditor:

8.2.        Oferta Técnica firmada y sellada por el profesional;

8.3.        Fotocopia simple del Documento Personal de Identificación;

8.4.        Fotocopia simple del título de Contador Público y Auditor, ambos lados;

8.5.        Hoja de Vida;

8.6.        Metodología a utilizar;

8.7.        Detalle de experiencia en auditorías externas o internas;

8.8.        Oferta Económica, identificando el nombre completo del Contador Público y Auditor:

8.9.        Oferta económica firmada por el profesional, expresado en quetzales en números y en letras; en caso de controversia, prevalecerá lo indicado en letras.

8.10.    El monto de la oferta económica debe incluir el Impuesto al Valor Agregado, IVA.

El Comité adjudicará al profesional que presente mejor oferta técnica y la mejor oferta económica, de conformidad con el techo que previamente debe fijar la Junta Directiva.  De exceder la oferta al techo contemplado, el Comité podrá renegociar con la mejor oferta presentada; de no llegarse a ningún acuerdo, se negociará con el siguiente profesional.

9.       PROGRAMA DE AUDITORÍA

Sobre la base de la información recibida durante la fase preparatoria, el auditor determinará:

9.1.        El tipo de operaciones que deben controlarse y el método de auditoría (total o muestra)

9.2.        El tipo de controles físicos previstos y la fecha;

9.3.        El número de visitas previstas.

10.   PRODUCTOS FINALES QUE DEBE ENTREGAR EL AUDITOR

10.1.      Dictamen sobre la auditoría realizada;

10.2.      Estados Financieros auditados;

10.3.      Notas a los Estados Financieros;

10.4.      Ejecución de ingresos, auditada;

10.5.      Ejecución de gastos auditada;

10.6.      Informe de control interno;

10.7.      Anexos, observaciones, conclusiones y recomendaciones que correspondan

10.8.      Se indicará en el informe de auditoría cuál ha sido la metodología y como se ha llevado a cabo, indicando tamaño de la muestra revisada.

10.9.      Los informes serán discutidos previo a la entrega del informe final con la Junta Directiva y la Comisión Fiscalizadora, una semana antes de que venza el contrato.

11.   CONTRATO:

El profesional adjudicado debe suscribir contrato administrativo con el representante legal de la Asociación, en donde se establecen las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia.

12.  PLAZO:

El plazo para realizar la auditoría externa, entrega preliminar de informe y la presentación de informe final, será de 45 días, a partir de la firma del contrato.

13.   FORMA DE PAGO:

13.1.   Se podrá realizar un pago anticipado hasta del  30%  después de firmado el contrato y la entrega de una fianza de cumplimiento del contrato, extendida por una afianzadora del país debidamente registrada, reconocida y legalizada;

13.2.   Un pago del 30% contra el borrador del informe;

13.3. 40% contra presentación a satisfacción del informe final. Esta forma de pago no es restrictiva y podrá ser negociada con el proponente adjudicado. El informe preliminar debe ser entregado a más tardar a los 40 días después de firmado el contrato y el informe final debe ser entregado 5 días después de recibido el informe preliminar;

13.4. Cada pago se efectuará contra la presentación de factura, acompañado del informe debidamente aprobado por la Junta Directiva y Comisión Fiscalizadora, por medio de carta de recepción.

  

14.  CONFIDENCIALIDAD:

El contratista tiene prohibido revelar información a terceros, generada producida o como consecuencia de la prestación de los servicios profesionales de auditoría externa a que se refiere los términos de referencia.  Lo anterior incluye el resguardo y confidencialidad de los papeles de trabajo del auditor, así como de cualquier otra documentación utilizada para el desarrollo de la Auditoría,

  

COMISIÓN FISCALIZADORA

J. Samuel Hernández M.        Ricardo Díaz Durán                                Luis Contreras"