Cañadas del Río Colonial, Villa Canales
La Junta Directa de la Asociación de Vecinos de Cañadas del Río Colonial, ha convocado a las empresas formalmente establecidas, para que muestren su intención de ofertar los servicios de administración total del Condomini, a partir del mes de abril de 2010.
Las bases muestran los requerimientos más importantes para la prestación de los servicios de administracion, que comprende: la administración gerencial integral de la casa club, mantenimiento de áreas comunes, seguridad, suministro de agua, y se pretende que, con el procedimiento establecidos en el perfil, se logre transparencia en la contratación de la empresa, en la que, en asamblea general que se ha convocado para el sábado 13 de marzo, los vecinos tomen la trascendental decisión de elegir a la empresa.
Para hacer comentarios con respecto al procedimiento, a las bases y demás acciones, se está habilitando la opción para hacer comentarios en este blog, de "anónimo" , pero solicitando a los estimados vecinos y lectores, de colocar su nombre y número de casa, para facilitar su expresión por este medio, rogándoles respeto a las ideas. Si no se coloca el nombre, se procederá a borrar el comentario. Muchas gracias por su comprensión, y los que tienen correo "gmail", pueden accesar con facilidad a realizar su comentario.
PERFIL Y TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONDOMINIO CAÑADAS DEL RIO COLONIAL
1. Presentación:
La Asociación de Vecinos del Condominio Cañadas del Río Colonial (en formación), convoca a las empresas interesadas en prestar el servicio de administración del condominio, ubicado en el kilómetro 19.3 carretera que conduce a Villa Canales, incluye a los vecinos que tengan empresas formalizadas, para que presenten ofertas, de conformidad con las condiciones y términos que se presentan en el presente perfil.
2. Objeto de la Cotización
Los vecinos del Condominio, por medio de la Junta Directiva de la Asociación de Vecinos, convoca a las empresas interesadas en prestar los servicios de administración del condominio, con el objeto de lograr una mejor contraprestación de los servicios por la cuota de mantenimiento que se paga mensualmente, y que de manera integral, es decir, la consolidación en una sola empresa para la prestación de los servicios, se haga cargo de los mismos, entendiendo como tal, el mantenimiento de la casa club, piscina y tratamiento de agua, jacuzzi, sauna, gimnasio y su equipo, vigilancia y seguridad, mantenimiento y limpieza de áreas comunes, mantenimiento del posteado de la luz pública y la sustitución de luminarias, extracción de basura, aplicación y vigilancia del cumplimiento del reglamento, cobro de cuotas de mantenimiento y de inversión, así como la negociación en bloque de los servicios de suministro de agua potable, su administración, prefinanciamiento, cobro y el tratamiento de aguas servidas.
Los términos y perfiles que fundamentan la cotización, están disponibles para las empresas que los soliciten, a la dirección de correo electrónico jsamuelhernandez@yahoo.com, o al correo: jsamuelhernandez@hotmail.com.
3. Caracterización del condominio:
El Condominio Cañadas del Rio Colonial lo conforman los siguientes elementos:
a. 209 viviendas de tipo Antigua, Antigua Ampliada, Capuchinas, Capuchinas Ampliadas;
b. Una garita de seguridad que cuenta con cámara de video, con dos carriles para la entrada y salida vehicular, por medio de talanquera electrónica;
c. Casa Club: gimnasio, salón para deporte, oficina pequeña de recepción, piscina, jacuzzi, sauna, sanitarios, área jardinizada, sala de máquinas y área de depósito de gas;
d. Siete parques de área verde y una esquina de área común entre la circunvalación de la 1ª. Calle B y 2ª avenida A,
e. Nueve avenidas;
f. Cuatro calles y una semi circunvalación protegida con malla metálica;
g. Bordillos en los laterales de las calles, avenidas, piscina;
h. Cuneta para la captación de las aguas pluviales, sin protección;
i. Tragantes de aguas residuales y pluviales
j. Candelas de control de aguas servidas
k. Postes de luminarias;
l. Laderas desde la garita hasta donde termina el muro perimetral;
m. Ladera atrás de la casa club;
n. Ladera que parte del muro perimetral de la casa club hasta la 2ª avenida;
o. Pasillos de área común localizados en la 6ª avenida A y 1ª calle B; circunvalación que parte de la parte final de la 5ª avenida hasta la 2ª avenida, por donde está el corte de la montaña.
4. Lugar de prestación de los Servicios de Administración
El lugar de la prestación de los servicios de administración de la empresa que se contrate, será en el Condominio Cañadas del Río Colonial, ubicado en el kilómetro 19.3 carretera que conduce a Villa Canales, municipio de Villa Canales, y las oficinas de operación, temporalmente se ubicarán en la Casa Club.
5. Lugar en donde se deben presentar las ofertas:
Las ofertas de cotización se entregarán en un sobre cerrado, al Secretario de la Asociación de Vecinos, Señor Donald Azurdia, en la casa número 164, a más tardar el día 4 de marzo de 2010, a las 20:00 horas, acompañando la documentación de soporte del oferente. El secretario levantará un conocimiento por las ofertas recibidas, para entregarlas a la Junta Directiva, para su estudio preliminar que debe presentar a la Asamblea de Vecinos para su aprobación.
6. Características y Requisitos de la Empresa Cotizante:
La empresa que ofrezca prestar los servicios, debe contar con las características, documentos y requisitos que deben acompañar a la oferta, los cuales son los siguientes:
a. Estar legalmente inscrita en el Registro Mercantil y la Superintendencia de Administración Tributaria;
b. Nombramiento del represente legal de la empresa, en el caso que se tratara de una sociedad comercial;
c. Constancia de inscripción del representante legal de la empresa;
d. Fotocopia completa de la cédula de vecindad del representante legal
e. Tener registro patronal en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social;
f. Que el giro comercial de la empresa tenga relación con la prestación de servicios de administración;
g. Demostrar experiencia en la prestación de servicios;
h. Poseer solvencia económica que permita adelantar los pagos del suministro de agua y tratamiento de aguas negras, pago del personal y obligaciones conexas, mientras dura la recuperación de los pagos de los condóminos por los servicios de mantenimiento.
i. Efectuar por lo menos, una visita de campo, para efectuar los cálculos de la oferta
j. Presentar programa anual de mantenimiento e inversión;
k. Dentro de los cálculos de costos para la administración, debe considerar un análisis de sensibilidad para un ciclo de evaluación de costos, de las variables que sufren fluctuaciones en la integración de los precios, como la electricidad, gas propano y salarios mínimos, ya que, el precio de la oferta tendrá vigencia de un ciclo, es decir, dos años, cuya cuota que deban pagar los condóminos, estará fija.
l. En el caso de subcontratar a la empresa de seguridad, adicionalmente debe agregar fotocopia autenticada del acuerdo gubernativo de la autorización de operar como empresa de seguridad, nombramiento de su representante legal, fotocopias de los permisos para la portación o tenencia de armas de fuego, perfil de los elementos de seguridad.
m. El contenido de la oferta económica que presenten las empresas, debe descomponerse de la siguiente forma: Cuota mensual:
i. Canon de agua potable, 30 metros cúbicos
ii. Planta de tratamiento de aguas negras
iii. Servicio de seguridad y vigilancia
iv. Mantenimiento de áreas verdes y comunes
v. Extracción de basura
vi. Piscina, jacuzzi, sauna y gimnasio
vii. Fondo de Inversión del Condominio, el cual se establece en Q30.00;
viii. Otros: (multas, mora, intereses, convenios de pago)
ix. Reconexiones
9. Plazo del contrato:
El plazo del contrato es de cinco años contados a partir de la vigencia del contrato que se suscriba, el cual puede ser negociado por dos años adicionales, siempre que las condiciones favorezcan a los vecinos.
10. Mantenimiento de Piscina, jacuzzi, sauna y gimnasio
El oferente debe considerar los costos que representa mantener en óptimas condiciones el agua de la piscina, su saneamiento por medio de químicos, la contratación de personal para su cuidado y el aprovechamiento máximo del jacuzzi que funciona con base a electricidad, el cual su uso debe programarse racionalmente;
a. Personal
Se requieren dos personas de tiempo completo que cubran las actividades de mantenimiento de piscina, jacuzzi, sauna y gimnasio y una persona de medio tiempo que cubra el horario del gimnasio que se establece de las 6:00 horas hasta las 20:00 horas, de martes a domingo, o bien, presentar la opción que permita prestar el servicio en el mismo horario y con menor personal, salvo el caso de la piscina, jacuzzi y sauna, que a partir de las 17:30 horas se debe suspender. El personal atenderá días festivos, a excepción del día 25 de diciembre y 1 de enero de cada año, por lo que el costo de tiempo extraordinario debe ser considerado.
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b. Piscina
El uso de la piscina debe controlarse estrictamente, para que únicamente lo puedan utilizar las personas residentes debidamente acreditados y cuatro invitados adicionales.
Estándar de calidad: Control diario de tratamiento del agua, limpieza, higiene, control de la basura, sombrillas en buen estado y disponibles para cuando las soliciten; efectuar pruebas de laboratorio en forma periódica y cumplir con la identificación del usuario titular, llevar bitácora de los visitantes;
c. Jacuzzi
El servicio de jacuzzi debe ser programado y racionado, con el propósito de reducir costos.
Estándar de calidad: Control y tratamiento de agua, racionalización de su uso, limpieza e higiene, prohibir el ingreso sin ropa de baño, pintura y planificar colocar sombra;
d. Sauna
El sauna necesita mantenimiento periódico con el fin de mantenerlo funcionando, y debe contar con repuestos en existencia para que su uso no se interrumpa. Se debe mantener control para que el uso sea limitado a los condóminos y su núcleo familiar central, ya que no se permite que visitantes con parentesco o no, utilicen el sauna.
Estándar de calidad Mantener constante su uso, limpieza, higiene, desinfección, pintura y control de ingreso solo para residentes.
e. Gimnasio
Los aparatos y equipos que se utilizan en el gimnasio, debe programarse el mantenimiento y reparación de los mismos, ya que su uso es constante, por lo que el oferente está obligado a efectuar una visita de inspección del equipo de gimnasio. Asimismo, debe presentar un programa de sustitución progresiva de los equipos domésticos, por otros de carácter industrial, que soporten el uso intensivo de los mismos, los cuales se financiarán con los aportes de inversión de los condóminos, cuando este fondo se encuentre consolidado.
Estándar de calidad: La empresa debe cumplir con los siguientes requerimientos, para mantener el estándar de satisfacción en el servicio:
a. Continuidad en el uso de aparatos de gimnasio;
b. Limpieza: Mantener el área de uso completamente limpio, que incluye aspersión, vidrios, pisos, paredes, pintura, botes de basura, etc.;
c. Mantenimiento preventivo de los equipos de gimnasio;
d. Reparación inmediata de los equipos, para mantener la continuidad de su uso;
e. Control estricto en el ingreso de las personas usuarias;
10. Seguridad:
Este componente se refiere a la seguridad física que debe prestar la empresa, por medio de dos turnos, cuatro por cada turno, distribuidos en el control de acceso vehicular y peatonal en la garita, y dos
elementos de seguridad que estarán realizando labor preventiva de vigilancia en las calles, avenidas, pasillos, casa club, etc.
a. Ropa Uniforme
Se tiene que dotar de uniformes a los elementos de seguridad, los cuales deben incluir el gafete de identificación de la persona, el logotipo y nombre de la empresa de seguridad subcontratada, si ese fuere el caso;
b. Armamento
Cada elemento tendrá a su cargo, una arma de fuego corta, con las municiones correspondientes, la cual debe estar registrada en la Dirección General de Control de Armas y Municiones, DIGECAM, del Ministerio de la Defensa, de conformidad con la Ley de Armas y Municiones; los agentes privados de seguridad, en el cumplimiento de sus funciones, deberán estar debidamente uniformados con su gafete visible conteniendo información personal, la licencia que acredita el número de registro del arma que porta y nombre de la empresa empleadora.
c. Subcontrato para seguridad
La empresa adjudicada puede subcontratar los servicios de seguridad a una empresa que se dedique a esta actividad, pero la misma debe estar autorizada y vigente por el Ministerio de la Defensa Nacional, y subordinada a la empresa administradora. El personal de seguridad de dicha empresa, debe estar capacitado en los aspectos básicos de seguridad en condominios y saber manejar y manipular el arma de fuego que tiene a su disposición.
d. Teléfono
La empresa que oferte, debe analizar el costo que representa las llamadas telefónicas que se generen desde la garita hacia los condóminos, para solicitar la autorización de ingresos de personas visitantes.
e. Bicicletas, radiocomunicación y accesorios
El personal de seguridad debe contar con dos bicicletas para movilizarse con facilidad dentro del condominio, para las labores de vigilancia o atender cualquier emergencia de auxilio; asimismo, contar con una estación central de radiocomunicaciones y sus accesorios, de donde dirija la comunicación hacia los elementos de seguridad y a la empresa administradora;
f. Reportes
La empresa administradora debe efectuar reportes escritos mensuales a la Junta Directiva, con base a la bitácora diaria que deben llevar en la garita de control vehicular y peatonal, el cual debe contener como mínimo lo siguiente: número de vehículos que ingresaron como visitantes al condominio; número de personas que ingresaron al condominio, número de llamadas efectuadas durante el mes, según la bitácora, número de casos de novedades reportadas en el período, consumo de municiones utilizadas.
g. Nómina de personal de seguridad
La empresa administradora debe tener registro de las personas contratadas para prestar el servicio de seguridad, que incluya sus datos generales, dirección, referencias personales, y asimismo, debe actualizar dicho reporte, cuando hayan bajas y altas del personal.
11. Mantenimiento de áreas comunes
Se debe considerar el mantenimiento de todas las áreas comunes, los parques, laderas, jardines, así como los pasillos, banquetas y bordillos, y establecer el plan de reforestación en el mes de junio, inicio del invierno.
a. Parque de Áreas Verdes
El oferente debe darle mantenimiento a la grama y forestación y reforestación a los siete parques que tiene el condominio, riego y corte, de tal manera que a simple vista se vea agradable y armonioso.
b. Personal de Campo
El personal de campo para realizar labores de mantenimiento de áreas comunes, jardinización y forestación y reforestación, son dos personas, a quienes se les debe proveer los áperos de labranza y las máquinas cortadoras.
Estándar de calidad: Césped de la grama recortado técnicamente con máquinas cortadoras y otros instrumentos; áreas comunes limpias de maleza, incluyendo aquellas que están al frente de las viviendas que aún no están habitadas, bordillos pintados cada año, jardinización y forestación; calles limpias de basura y limpieza periódica de los tragantes.
12. Forma de Seleccionar a la Empresa Administradora
La ponderación para seleccionar a la empresa que favorezca a los intereses de los vecinos, es la siguiente:
a. 70 puntos a la empresa que ofrezca el mejor precio con el mejor estándar de calidad;
b. 10 puntos para la empresa que ofrezca financiar a corto plazo, con cargo al futuro Fondo de Inversiones, la remodelación de la garita y los componentes de seguridad;
c. 10 puntos para la empresa que presente el mejor programa de administración;
d. 10 puntos para la empresa que ofrezca elementos de valor agregado que favorezcan al Condominio.
Se seleccionarán las dos empresas que queden en primero y segundo lugar, para que se sometan a consideración de la Asamblea General, la adjudicación final del ganador.
13. Fondo de Inversiones:
De conformidad con el Reglamento vigente, se establece una cuota mensual de Q30.00 por unidad habitacional, para financiar las inversiones que deben hacerse, en orden de prioridad, iniciando por la remodelación de la garita, la cual la empresa adjudicada debe cargar al estado de cuenta y separarlo de la facturación propia, debiendo extender un recibo por la recepción de la cuota, la cual debe ser trasladada a la Junta Directiva de la Asociación, juntamente con un reporte, para su control correspondiente. Esta cuota debe ser aprobada en sesión de Asamblea General, el día que se convoque para calificar a la empresa oferente.
14. Resumen de los centros de costos:
Se presentan en forma resumida, los puntos de costos que deben tomarse en cuenta, para los cálculos de la oferte económica, pero es importante la vista de campo para complementar la información, con el propósito de presentar en la oferta los costos razonablemente calculados más el porcentaje de rendimiento de la gestión administrativa.
a. Oficina Administrativa
i. Personal
ii. Computadoras
iii. Papelería y útiles
iv. Internet
v. Energía eléctrica
vi. Uniformes
vii. Telefonía
b. Gimnasio, sauna, jacuzzi, piscina:
i. Personal
ii. Agua
iii. Instrumentos para la limpieza
iv. Aceites, químicos,
v. Energía Eléctrica
vi. Uniformes
vii. Otros
c. Garita
i. Personal
ii. Armamento y municiones
iii. Energía eléctrica
iv. Teléfono
v. Bicicletas
vi. Reparaciones
vii. Uniformes
d. Extracción de basura
i. Bolsas plásticas para basura orgánica;
ii. Bolsas plásticas para basura inorgánica
e. Mantenimiento de áreas comunes
i. Personal
ii. Uniformes
iii. Carretillas
iv. Instrumentos de labranza
v. Maquinas cortadoras
vi. Reparaciones
vii. Agua
f. Alumbrado interno
i. Mantenimiento de postes
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ii. Suministro de iluminarias
iii. Cobro global que pueda hacer la Empresa Eléctrica de Guatemala, que el oferente debe investigar.
g. Suministro de agua potable y tratamiento de aguas negras
i. Mantenimiento interno
ii. Limpieza de Drenajes
15. Forma de pago de la administración de los servicios
La empresa seleccionada para la administración de los servicios en el Condominio Cañadas del Río Colonial, cobrará los servicios directamente a los condóminos y la Junta Directiva de la Asociación se exime de la responsabilidad del no pago de los servicios, por lo que la empresa queda facultada para suspender los mismos y lograr el pago por medio de la acción administrativa y/o judicial. Las reglas son las siguientes:
a. La lectura de los contadores de agua debe realizarlos el día 29 de cada mes o el día hábil inmediato anterior;
b. La distribución de los recibos de cobro, debe hacerlos a más tardar el último día del mes, o el día hábil inmediato anterior;
c. Establecer una delegación de cobros en la oficina o establecer un convenio de cobros con uno de los bancos del sistema, de preferencia con el Banco Industrial, para que los condóminos efectúen los pagos por medio de ese convenio.
d. Mantener el servicio de atención a los vecinos, para solventar o aclarar aspectos relacionados con el pago de los servicios;
e. El corte de servicios por la falta de pago durante un mes, debe notificarse con 24 horas de anticipación, por la vía electrónica, telefónica o notificación directa, pero se queda entendido que los cortes no pueden realizarse los días sábados.
f. Llevar cuenta corriente por cada unidad de servicio (viviendas, garita, club, etc) y las viviendas que se encuentran desocupadas, se les acumulará el valor de los servicios mensuales, el cual debe cobrarse cuando los servicios se habiliten.
g. En el caso del suministro de agua potable, se cobra por el valor del canon de la media paja de agua que tiene derecho cada vivienda, que consiste en 30 metros3 mensuales, independientemente de que haya consumo o no. Este costo podrá ser negociado entre el propietario y la empresa administradora, ya sea en rebajar el costo del servicio de agua , otorgar plazo para su pago o eximirlo de la obligación.
16. Condiciones Especificas:
a. La Asamblea General de Propietarios y Junta Directiva, le otorgan el total respaldo y poder para la gestión gerencial del condominio, a la empresa que resulte adjudicada;
b. La empresa que resulte favorecida, deberá efectuar los trámites ante la Empresa Eléctrica de Guatemala, S. A., para registrar el cambio de Servicios Generales Mundo Verde, S. A.
c. La Asamblea General de Propietarios y Junta Directiva de la Asociación de Vecinos de Cañadas del Río Colonial, no son responsables por las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social que se deriven del contrato de servicios.
17. Condiciones Generales:
a. Los cobros por reconexión de agua potable, no deben sobrepasar el 50% del valor del canon;
b. El plazo para el cobro de la cuota, debe ser dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente;
c. Los intereses en mora se calcularán por el 3.5% mensual, pero no pueden capitalizarse;
d. El oferente adjudicado debe conocer el Reglamento que rige el condominio;
e. Mantener una relación de respeto con el vecino;
f. Aplicar las multas por infracciones al reglamento y efectuar su cobro por la vía administrativa o judicial. Se establecerá un porcentaje de las mismas para compensar los gastos que implica la acción de cobro.
g. Dar seguimiento de los casos de los vecinos que tienen acta notarial por infracciones al reglamento;
h. Presentar anualmente el estado de cuenta corriente de la administración de los servicios;
i. Los gastos de faccionamiento del contrato en escritura pública, corren por cuenta del contratista;
j. Proporcionar apoyo legal a la Junta Directiva, cuando sea necesario.
k. La rescisión del contrato puede darse por convenir a los intereses de ambos, previa notificación o acuerdo, con sesenta días de anticipación;
l. La empresa contratada se compromete a efectuar la recepción de los servicios que actualmente presta Servicios Generales Mundo Verde, iniciando cinco días antes del retiro de la empresa mencionada, y levantará acta notarial para hacer constar las condiciones en que se recibe, así como el inventario de los bienes.
18. Definición de conceptos y términos:
Los siguientes conceptos y términos forman parte del contrato, y ayudarán a la correcta interpretación de los términos contractuales y de la operación de los servicios de administración y mantenimiento.
a. Administración:
Se refiere al acto de gestión gerencial para prestar los servicios de administración en el Condominio Cañadas del Rio Colonial;
b. Condómino:
Es el propietario y copropietario de una unidad habitacional y las áreas comunes;
c. Seguridad:
Referido al aspecto del control de seguridad y vigilancia del condominio, que incluye las garitas, casa club, calles y avenidas y otras áreas comunes;
d. Áreas Verdes:
Son las áreas que actualmente se encuentran engramilladas, no engramillas ni reforestadas;
e. Áreas Comunes:
Se define como áreas comunes, aquellas en las cuales todos los condóminos tienen copropiedad sobre ellas: Casa club y sus componentes, garita, calles y avenidas, pasillos, área verde, muro perimetral, laderas, aceras peatonales, drenajes, ductos y bordillos;
f. Reglamento:
Es el reglamento de copropiedad y administración de la copropiedad del condominio Cañadas del Río Colonial inscrito en el Registro General de la Propiedad y sus modificaciones, que rige las relaciones de vecindad y condominio entes los diferentes titulares de los inmuebles que integran el Condominio;
g. Asamblea General:
Se refiere ala asamblea general de Propietarios y Copropietarios, como la máxima autoridad del Condominio;
h. Junta Directiva:
Es la que representa a la Asamblea General y es la que se encarga de la ejecución de las disposiciones de asamblea y de proporcionar las directrices a la empresa administradora;
i. Empresa Administradora:
Es la entidad seleccionada por Asamblea General de Propietarios, para proporcionar el mantenimiento del Condominio, realizar los cobros de los servicios y ejecutar las sanciones por incumplimiento de pago;
j. Jurisdicción y competencia:
Se refiere a la acción judicial de cobro por contribuciones, cuotas, multas y fondo de inversión, que se sustanciará por el procedimiento del juicio ejecutivo, conforme el Código Procesal Civil y Mercantil;
k. Plazo:
Es la duración de los servicios de administración, que se inicia a partir de la fecha de vigencia del contrato;
l. Ciclo de Evaluación de Costos:
Es el ciclo que comprende el período de dos años contados a partir de la vigencia del contrato, en cuya fecha se procederá a evaluar el costo de los servicios;
Guatemala, febrero de 2010
Junta Directiva Asociación de Vecinos (en formación)
Cañadas del Río Colonial, Villa Canales
Después de que la Junta Directiva hiciera las comunicaciones correspondientes, la empresa administradora actual, dió la explicación que la falta del suministro de agua se debió a un problema en un fusible en las instalaciones del pozo. Después de las dieciocho horas, quedó restablecido el servicio.
De conformidad con la escasa información que se tiene, estos acontecimientos seguidos de problemas de agua, inducen a pensar que no son hechos aislados, derivado de la situación conflictiva y sin sentido que Mundo Verde provocó.
